Berichtswesen / Management Cockpits

Die Gestaltung des Berichtswesens ist eine der wichtigsten Aufgaben, die wir als Controller haben. Es geht darum die Informationen möglichst so aufzubereiten, dass die Berichtsempfänger sich ohne Einarbeitungszeiten in unseren Berichten zurechtfinden. Ganz wesentlich ist, darin auch die Informationsbasis für Ihre Entscheidungen zu finden, welche Sie im Rahmen der Unternehmenssteuerung treffen müssen. Hilfestellung bieten uns bei der Gestaltung von Managementberichten die Grundregeln von Prof. Hichert (weiteres unter www.success.hichert.com), welche auch wir in Rahmen unserer Kundenprojekte anwenden und welche die konsequente Standardisierung und Reduzierung auf das Wesentliche im Berichtswesen fordern.

Wir möchten uns hier aber weniger auf die Gestaltung der Berichte konzentrieren, sondern auf die zu berichtenden Inhalte eingehen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Unternehmenssteuerung eine vielschichtige Aufgabe ist. Es geht darum, Ziele zu definieren und im Rahmen der Unternehmensplanung festzulegen, wie diese erreicht werden. Die Umsetzung der geplanten Maßnahmen und deren Wirksamkeit sind im Rahmen eines Plan-Ist-Vergleiches zu prüfen. Bei Abweichungen ist gegebenenfalls steuernd einzugreifen.

Dieser Steuerungsprozess läuft nicht eindimensional ab, sondern ist auf verschiedene Themenbereiche anzuwenden. In jedem Fall ist die Gliederung der Unternehmenssteuerung in die drei Hauptebenen Erfolgspotentiale (Strategie), Erfolg und Liquidität zu empfehlen. Die drei Hauptebenen gliedern nicht nur inhaltlich verschiedene Themenbereiche, sondern sie unterscheiden sich auch durch den zeitlichen Bezug. Während die Erfolgspotentialebene langfristig orientiert ist, finden wir im Bereich der Liquidität meist kurzfristige und mittelfristige Zeiträume auf den Berichtsachsen.

Besteht erst einmal ein Grundkonsens darüber, dass es bei der Unternehmenssteuerung darum geht, bei ständiger Zahlungsfähigkeit einen angemessen Gewinn zu erzielen und gleichzeitig auch den langfristigen Erfolg des Unternehmens durch Aufbau von entsprechenden Erfolgspotentialen sicher zustellen, sind die Anforderungen an ein modernes Managementcockpit eigentlich klar. Es geht darum, in einem Management Cockpit alle drei Ebenen gleichzeitig und gleichwertig zu erfassen und zu integrieren. Dass die Umsetzung dieser Vorgabe nicht leicht ist, ist uns klar, denn jeder dieser Teilbereich ist gut und gerne in der Lage ein eigenes Management Cockpit zur Gänze zu füllen. Nehmen wir nur einmal eine Balaced Scorecard mit Ihren vier oder fünf Perspektiven mit jeweils vier oder fünf Kennzahlen, alleine diese kann ein Managementcockpit bereits ganz gut füllen.

An dieser Stelle können wir Controller von den Autobauern bei Mercedes und BMW lernen, diese haben es nämlich ausgezeichnet geschafft sowohl langfristige als auch kurzfristige Aspekte in einem Cockpit zu vereinen und die jeweiligen Komponenten situativ in den Focus des Fahrers zu bringen.

Ein Beispiel dafür ist die Ölleuchte im Cockpit des Autos. Wenn Sie nicht aktiv ist, wird sie nicht wahrgenommen. Gibt es jedoch einen Anlassfall, gelingt es dem Fahrer kaum diese zu übersehen. Somit ist sichergestellt, dass die Ölleuchte im Normalfall den Fahrer nicht belastet, gibt es jedoch Handlungsbedarf ist dafür Sorge getragen, dass diese vom Fahrer die volle Aufmerksamkeit bekommt. Andere Instrumente wie der Geschwindigkeitsmesser, welcher im "operativen Tagesgeschäft" des Fahrers für den laufende Geschwindigkeitsabgleich benötigt werden, sind immer sichtbar und liefern permanent einen Wert an den Fahrer zurück, vergleichbar mit einer monatlichen Erfolgsrechnung oder einer täglichen Umsatzstatistik. Wenn wir uns heute Cockpits moderner Autos ansehen, haben wir ein breites Spektrum an Basisinstrumenten (Geschwindigkeitsmesser, Tankuhr, Ölleuchte usw.), welche wir in jedem Auto finden. Zusätzlich gibt es aber je nach Autotyp (Geländewagen, Sportwagen, LKW), geplanter Verwendung (Auto für das Ziehen von Anhängern) und je nach Vorlieben des Fahrers ergänzende Instrumente (Informationen zum Allradantrieb, Statusanzeige für den Anhänger oder ein Headup Display für den Vielfahrer). Dementsprechend ist auch für das Unternehmen ein Cockpit entsprechend den Anforderungen der Branche, der aktuellen Situation des Unternehmens und den individuellen Bedürfnissen des Managements aufzubauen. Dabei soll natürlich auf Standardbausteine des Managementreportings zurückgegriffen werden, jedoch darf auch nicht vergessen werden, dass der endgültige Bau auf das Managementcockpits auf die unternehmensspezifischen Anforderungen Rücksicht nehmen muss.

Grundregeln für die Gestaltung von Managementcockpits:

Gleichwertige und gleichzeitige Erfassung der drei Steuerungsebenen Erfolgspotentiale, Erfolg und Liquidität in einem Cockpit
Situative Fokussierung auf Spezial- und Problembereiche (Ölleuchte - Verfügbarkeit liquide Mittel )
Permanente Verfügbarkeit der Kernparameter (Geschwindigkeit - Monatliche Ergebnisrechnung)
Unternehmensspezifische Konzeption der Managementcockpits (Statusanzeige Anhänger - Tätigkeitsspezifische Kennzahlen )

Kontakt:
Ing. Mag. Mario Rosenfelder
mario.rosenfelder@consultnetwork.at
Tel. +43 (0)463 219095

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